Nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)

Questo documento è l'accordo previsto dall'art. 28 del Reg. UE 2016/679 (GDPR) fra te e noi, e vale quando usi il registro antincendio. Ne sei parte perché nel registro inserisci dati di altre persone: i tuoi addetti antincendio, le persone della tua organizzazione che accedono, i tecnici che firmano i verbali.

Per quei dati il titolare del trattamento sei tu: sono tuoi, decidi tu perché e per quanto tempo trattarli. Noi — Automa S.r.l., c.f. e p.iva 16208401006, Via degli Olmetti 44/B int. C14, 00060 Formello (RM) — li trattiamo per tuo conto, e siamo il tuo responsabile del trattamento.

Accettando le condizioni di servizio accetti anche questo accordo, che ne è parte integrante e porta la stessa versione. Se la tua organizzazione richiede un documento sottoscritto, scrivici a info@antincendio.it e te lo forniamo con lo stesso contenuto.

Questo accordo non riguarda: i dati che tratti tu direttamente come titolare fuori dalla piattaforma; le richieste di preventivo, dove il titolare siamo noi e i fornitori sono titolari autonomi (lo dice l'informativa privacy); i dati del tuo account e della fatturazione, dove il titolare siamo noi.

1. Che cosa trattiamo per te

Oggetto e natura. Conservazione e organizzazione dei dati che inserisci nel registro antincendio, per il tempo in cui usi il servizio. Le operazioni sono: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, estrazione, cancellazione, e l'invio delle comunicazioni di servizio che chiedi.

Finalità. Erogarti il servizio: tenuta del registro dei presidi e dei controlli, calcolo delle scadenze, promemoria via email, generazione del registro in PDF, condivisione con il manutentore che tu incarichi, assistenza quando la chiedi.

Categorie di interessati. Le persone della tua organizzazione che accedono al registro; gli addetti antincendio che vi inserisci; i tecnici, tuoi o del manutentore, che eseguono e firmano i controlli.

Categorie di dati. Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, indirizzo email); dati sulla formazione degli addetti antincendio (livello, ente, date di attestato e aggiornamento, idoneità tecnica); il nome di chi firma ciascun verbale; i dati tecnici delle sedi e dei presidi; le eventuali fotografie che alleghi ai verbali; i dati di accesso e i log tecnici.

Categorie particolari. Il servizio non è progettato per dati particolari (art. 9) né giudiziari: non inserirne. Se lo fai, resta una tua scelta e una tua responsabilità.

Durata. Fino alla cessazione del rapporto, e poi per il tempo indicato al punto 8.

2. Le nostre istruzioni sono le tue

Trattiamo i dati solo su tua istruzione documentata. Le istruzioni sono: questo accordo, le condizioni di servizio, e le azioni che compi tu o le persone che autorizzi dentro la piattaforma. Non usiamo i tuoi dati per finalità nostre: non li vendiamo, non li cediamo, non li usiamo per profilazione né per addestrare sistemi automatici.

Se un'istruzione ci sembra violare il GDPR o un'altra norma sulla protezione dei dati, te lo diciamo subito e possiamo sospenderne l'esecuzione.

Se una legge ci obbliga a un trattamento diverso, te ne informiamo prima di procedere, salvo che quella stessa legge lo vieti per motivi di interesse pubblico.

3. Chi, da noi, può vedere i tuoi dati

Solo le persone che ne hanno bisogno per lavorare al servizio, autorizzate per iscritto e vincolate alla riservatezza.

Il nostro personale di assistenza vede i dati operativi della tua organizzazione — sedi, presidi, scadenze, chi sono le persone che vi accedono — e non vede i dati dei tuoi addetti, che restano fuori dagli strumenti di back-office. Non può scrivere nel tuo registro: registrare o annullare un verbale è possibile solo a chi è membro della tua organizzazione o al manutentore che hai incaricato. Questa separazione è nel software, non è una promessa organizzativa.

4. Come li proteggiamo (art. 32)

Le misure in atto, in concreto:

• Trasporto cifrato (HTTPS/TLS) su ogni pagina e ogni chiamata verso i nostri fornitori; dati cifrati a riposo dai provider di database e archiviazione.
• Separazione fra clienti a due strati: l'autorizzazione applicativa, e — indipendentemente da essa — le politiche di sicurezza a livello di riga del database, che valgono per l'utenza con cui l'applicazione accede ai dati. Quell'utenza non può aggirarle, e l'applicazione lo verifica a ogni avvio: se non fosse così, si rifiuterebbe di partire. Una svista nel codice non basta a far vedere a un cliente i dati di un altro: servirebbero due errori indipendenti.
• Sessioni firmate e revocabili: la revoca di un accesso ha effetto immediato su tutti i dispositivi.
• File caricati (le foto dei verbali) validati sul contenuto, ricodificati — il che elimina anche i metadati, compresa la posizione GPS — conservati in un archivio privato nell'Unione Europea e accessibili solo con collegamenti firmati che scadono in pochi minuti.
• Registro dei controlli in sola aggiunta: un verbale non si modifica e non si cancella, si annulla con il motivo e resta tracciato.
• Backup giornalieri in un archivio separato nell'Unione Europea, con conservazione scalare (14 giornalieri, 8 settimanali, 12 mensili) e una prova di ripristino automatica ogni mese, che verifica anche che le misure di separazione fra clienti siano integre nel backup.
• Verifiche automatiche delle difese a ogni modifica del software: se una protezione viene rimossa, la pubblicazione si blocca.
• Registrazione degli eventi tecnici e monitoraggio degli errori, senza dati personali nei rapporti di errore.

Le misure possono cambiare nel tempo: possiamo sostituirle solo con misure di livello di sicurezza equivalente o superiore.

5. I fornitori di cui ci serviamo (sub-responsabili)

Ci autorizzi ad avvalerci dei fornitori elencati qui sotto, ciascuno vincolato da obblighi non meno onerosi di quelli di questo accordo. Sono infrastruttura: nessuno di loro usa i tuoi dati per sé.

• Render — applicazione e database, regione Frankfurt (Germania, UE).
• Cloudflare — rete, protezione dagli abusi, archiviazione dei file e dei backup con residenza nell'Unione Europea.
• Resend — invio delle email di servizio (promemoria, avvisi, reimpostazione della password). Il fornitore ha sede negli Stati Uniti: il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. I dati coinvolti sono l'indirizzo email del destinatario e il contenuto del messaggio.
• Sentry — rilevazione degli errori tecnici, configurato per non raccogliere dati personali.

Se aggiungiamo o sostituiamo un fornitore, aggiorniamo questa pagina e te lo comunichiamo via email con almeno trenta giorni di preavviso. In quel periodo puoi opporti per motivi ragionevoli e legati alla protezione dei dati: se non troviamo una soluzione, puoi recedere dal servizio senza costi ed esportare i tuoi dati.

Il manutentore che incarichi tu non è un nostro sub-responsabile: è un soggetto che tu autorizzi ad accedere a una parte dei tuoi dati, e il rapporto con lui è tuo. Noi eseguiamo il tuo incarico e lo revochiamo quando lo revochi tu.

6. Quando ti aiutiamo

Diritti degli interessati. Se un tuo addetto o un tuo collaboratore esercita un diritto (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione, opposizione) rispondi tu. Il servizio ti mette in condizione di farlo da solo: i dati sono consultabili, modificabili, cancellabili ed esportabili dall'interfaccia — un addetto si corregge, si toglie dal servizio o si cancella senza lasciare traccia; una persona si toglie dagli accessi; il registro si esporta in PDF. Se non basta, ti assistiamo con misure tecniche adeguate. Se una richiesta arriva a noi, non rispondiamo nel merito e te la giriamo senza ritardo.

Violazioni dei dati. Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i tuoi dati, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne siamo venuti a conoscenza, con: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di registrazioni, conseguenze probabili, misure adottate o proposte, e un recapito per avere altre informazioni. La notifica all'autorità e agli interessati, se dovuta, spetta a te: noi ti diamo ciò che ti serve per farla.

Valutazioni d'impatto. Ti assistiamo, per quanto ci riguarda e con le informazioni di cui disponiamo, in una valutazione d'impatto e nella consultazione preventiva (artt. 35 e 36).

7. Controlli e dimostrazione della conformità

Ti mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28, a partire da questo documento e dalla descrizione delle misure del punto 4.

Puoi svolgere una verifica una volta l'anno — o in qualunque momento dopo una violazione che ti riguarda — con trenta giorni di preavviso, in orario lavorativo, senza interferire con il servizio e nel rispetto della riservatezza degli altri clienti: nessuna verifica può comportare l'accesso a dati di terzi o all'infrastruttura condivisa. I costi diretti di una verifica in loco sono a tuo carico, salvo che emerga una nostra inadempienza.

8. Alla fine del rapporto

Quando smetti di usare il servizio, scegli tu: restituzione o cancellazione dei dati. La cancellazione immediata la fai da solo, chiudendo l'organizzazione e scegliendo «cancella tutto, adesso»: il registro, le foto comprese, sparisce in quel momento. La restituzione avviene con l'esportazione del registro in PDF; se ti serve una copia completa in formato elaborabile, chiedila entro trenta giorni e te la forniamo.

In assenza di una tua indicazione diversa, cancelliamo i dati entro dodici mesi dalla chiusura. Le copie presenti nei backup si cancellano con la loro naturale rotazione (al più tardi dodici mesi), durante la quale restano protette dalle stesse misure e non vengono usate per nulla. Restano i documenti che dobbiamo conservare per obbligo di legge, come le fatture.

9. Varie

Se questo accordo e le condizioni di servizio dicono cose diverse sul trattamento dei dati personali, vale questo accordo. Si applica la legge italiana e, per quanto qui non previsto, il GDPR e il D.Lgs. 196/2003 come modificato.

Per ogni questione relativa a questo accordo: info@antincendio.it.